- 確定申告書類はどのように整理・保管する？
- レシートや帳簿を見やすく保管するには？
- 書類の整理・保管を外注するのってアリ？
事業をおこなう人にとって悩ましい問題のひとつに、書類の管理や保管が挙げられます。
あとから見やすいように書類や帳簿を整理すべきだと考えているものの、
ついつい後回しにしてしまっている人も多いのではないでしょうか。
確定申告などの際に困らないためにも、書類の整理や保管の方法を見直してみましょう。
今回は、領収書やレシート、帳簿などの書類を整理、保管する8つのコツについて紹介します。
書類や帳簿をしっかり整理できていないという自覚のある方は、ぜひ目を通してみてくださいね。
【この記事を書いた人】文章を書くのが三度の飯より好きな40代前半の税理士ライターです。会計や税務について様々なメディアに寄稿しています。上場企業経理として10年勤務（税理士資格取得）後、税理士・執筆業として独立開業しました。税理士としては常時15社の顧客企業の税務を担当しています。確定申告書類の保管方法！領収書レシートや帳簿をきれいに保存するコツ
帳簿や書類の保管は法律で決められています。
例えば、所得税の青色申告者であれば、
- 仕訳帳
- 総勘定元帳
- 損益計算書
- 貸借対照表
- 領収書
などを7年間保存しなければなりません。
また、これらの書類はただ保存をすればいいだけではなく、整理が必要です。
なぜなら、税務調査時等で取引の記録を求められたとき、整理をしていないとすぐに出すことができないからです。
領収書やレシート、帳簿をきれいに保存するコツとして、
- レシートは紙などに貼る
- 書類のサイズはA4で統一する
- 年月ごとにまとめる
- 会計ソフトで管理をする
- クリアファイルやクリアポケットを使用する
- スマートフォンで写真に撮る
- ためずにすぐに整理をする
- 記帳代行に対応している税理士に依頼する
などが挙げられます。
順番に詳しく見ていきましょう。
1. レシートは紙などに貼る
整理のコツ、保管方法の一つが、レシートを紙などに貼ることです。
レシートや領収書はサイズが小さく、保管しづらいものです。
しかし、紙などに貼れば見やすく、保管もしやすくなります。
貼る際は、紙の左上から貼り、のりを使用すればよいでしょう。
2.書類の サイズはA4で統一をする
書類を保管する際は、サイズをA4で統一することもポイントです。
A4はさまざまな書類で使用されているサイズであり、受け取る書類もA4サイズであることがほとんどです。
したがって、前述のレシートを貼る紙もA4にします。
3. 年月ごとにまとめる
書類は年月ごとにまとめることも、整理・保管のコツです。
たとえばレシートを紙に貼る場合は、月ごとに分けましょう。
年ごと月ごとに整理をしておけば、あとから見返す際に検索がしやすくなります。
書類の管理に費やす時間や労力を減らすためにも、月単位ぐらいがちょうどよいです。
4. 会計ソフトで管理をする
会計ソフトを用いて書類を管理することも効率的です。
現在の会計ソフトは、写真で撮ったレシートを仕訳の添付ファイルとすることができます。
この方法であれば、帳簿とレシートをすぐに結びつけることができるため、調査があってもすぐに対応することができるでしょう。
5. クリアファイルやクリアポケットを使用する
書類の整理や保管には、クリアファイルやクリアポケットを活用することもおすすめです。
たとえば、レシートを紙などに貼るのが面倒なら、
A5やA6サイズの小さめのクリアファイルに月ごとに分けて整理をするとよいでしょう。
帳簿付けが終わったレシートをクリアファイルに入れるだけなので、とても簡単です。
6. スマートフォンで写真に撮る
スマートフォンで書類を写真に撮ることも、整理や保管のコツのひとつです。
一定の要件を満たせば、紙ではなく写真での保管でも問題ありません。
スマートフォンで写真に撮るだけなら、手間もかかりませんし、電子データ化をすることによって保管場所も削減できます。
7. ためずにすぐに整理をする
レシート類はためずにすぐに整理するようにしましょう。
レシートや領収書が増えれば増えるほど、整理が大変になります。
月をまたいだ場合、前述した月ごとに整理をする際に、レシートを月ごとにわける作業が発生してしまいます。
まめに整理をしておけば、そういった手間は発生しませんし、すぐに終わらせることができるでしょう。
8. 記帳代行に対応している税理士に依頼する
記帳代行を税理士に依頼をしている場合、整理整頓も丸投げを考えてみてください。
コストをかければ、税理士も応じてくれます。
社長や個人事業主は整理に時間をかけすぎないこともポイント！
確定申告のための書類の整理・保管方法について、さまざまなコツを紹介しましたが、
レシートの整理というのは、収益を生まない作業です。
自分で書類整理をおこなう場合、時給を考え、本当に自分でやるべき仕事かを再度見直しましょう。
社長や個人事業主がやるべき仕事は売上を上げることです。
自営業者は、いつのタイミングで税理士に相談すべき？
このブログ記事を読んでいただいている方の多くは、
「なんらかの理由で、会計や税金の計算をなんとかしないといけない」
という状況の方が多いかと思います。
- まずは自力でなんとかしよう…
- とりあえず、今年は自分で確定申告やをってみよう。
- 税理士さんに任せるとかはまだ早い気がするし…
↑こんなふうに考えながら、
コツコツ作業されている方も多いかもしれませんね。
ただ、今後もずっと事業や副業を続けていかれる予定の方であれば、
少しでも早く税理士に税金計算を依頼した方が良いですよ。
なぜかというと、事業を始めてからだいたい3年以内のタイミングで、
税務署から税務調査がやってくる可能性が高いからです。
（特に「利益が出ている新しい企業」は集中的に狙われます）
注意してほしいのは、
税務調査って「過去の年度にさかのぼってチェックしてくる」ことです。
事業や副業を始めて1年目〜3年目って、
事業者側も会計に慣れていなくて、
計算まちがいが生じていることって多いんですよね。
税務署は、私たち事業者側のそういう「弱いところ」をついてきます。
もし税務調査が入って計算のまちがいを指摘されると、
延滞税や加算税などばく大な金額のペナルティが課せられる可能性があります。
こういったリスクを避けるためにも、
「事業や副業を始めた最初の年度」から、
税理士に確定申告を依頼しておいた方が良いんです。
うちには税理士なんてまだ早い…（←これ、危険すぎです）
うちみたいな小さな規模のところには、
税理士なんてまだまだ早い…
↑ここまで読まれて、こんなふうに感じたかもしれません。
私も自営業長いことやってますので気持ちはわかります。
「税理士に依頼」とか、なんとなくハードルが高いですよね。
ですが、小さい規模の事業者ほど、
「事業スタートした最初の年」から税理士に見てもらう方が良いのはまちがいないです。
（すでに経験豊富な経理スタッフを従業員として雇っているとかなら別ですが）
なぜかというと、
あまり知識がない状態で、自力で税金計算するのってあまりにもリスクがでかすぎるんですね。
税金の計算をいい加減にやってしまうと、下手すると会社がつぶれます。
（これは誇張ではなく、リアルな話です）
実際、私は過去に300名以上の自営業者さんや
副業サラリーマンの方たちとやりとりをしてきていますが、
事業を始めてまもないころに、
勘違いしてやってしまった会計処理のミスが原因で、
数十万円〜100万円以上の追徴課税（延滞税や加算税のこと）
を課せられてしまった人たちをたくさんみてきました。
税金は期限までに「現金で」払わないといけないのにも要注意です。
利益が出ていても、入金がかなり先で税金の納付期限にまにあわない…ってあるあるですからね。
ほんのわずかな税理士に支払うコストを節約したのが原因で、
何年後かにいきなり税務調査がきて、
ウン十万円、ときにはウン百万円もの追徴課税をとられる…。
なんて、馬鹿馬鹿しすぎますよね。
（最近はYouTuberとかでもそういう人増えてるみたいですが）
すでに事業や副業をスタートしている人なら、
少しでも早いタイミングで税理士に依頼しておく方が絶対に良いですよ。
「100万円以上も税金が安くなった…！」なんてケースもあります
税理士は、自営業者や副業の人向けの節税対策や、
使える補助金などの活用方法を教えてくれます。
利益がかなり出ている年に適切な節税対策ができれば、
「100万円以上も税金が安くなった…！」
なんてことも普通にありますよ。
創業後1〜3年以内の自営業者だけが使える補助金とかもありますからね。
（※ 補助金＝申請すれば政府からタダでもらえるお金のこと。これは期間限定なことが多いので、絶対に検討しておいた方が良いです）
節税対策や補助金を上手に活用できれば、
税理士に支払うコストぐらいは普通にペイできてしまったりします。
あと、経理のレシート整理とかってめちゃくちゃめんどくさいですよね…。
税理士に依頼すれば、こういう作業は全部変わりにやってもらえるのも大きいです。
毎日コツコツ領収書整理して、自力で確定申告…なんて早めに卒業しましょう。
これって経営者がやるべき仕事じゃないですから。
こういう「めんどうな割に1円も生み出さない作業」は税理士に丸投げして、
税理士費用の相場とかよくわからない方へ
「でも、税理士なんて知り合いにいないし、
そもそも税理士の料金相場とかさっぱりわからないんだけど…」
↑とはいえ、こんなふうにお悩みの方も多いでしょう。
そんな方は、下記のような無料税理士見積もりサイトを使うのがおすすめです。
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